Overordnet formål
Drejebog til lyttemøde er et proces- og faciliteringsværktøj, der giver en leder eller facilitator en fast ramme for at gennemføre et møde med fokus på lytning og fælles forståelse. Formålet er at skabe indsigt i oplevelser, perspektiver og mønstre på tværs – ikke at træffe beslutninger, forklare ledelsens valg eller løse problemer i selve mødet.

Grundlæggende præmis
Værktøjet bygger på en klar adskillelse mellem forståelse og handling. Lyttemødet bruges udelukkende til at forstå, hvad der fylder, og hvad der opleves. Prioritering, beslutning og opfølgning sker først efter mødet i andre værktøjer.

Målgruppe og rolleforståelse
Værktøjet anvendes af ledere, teamledere, HR eller konsulenter i rollen som facilitator. Facilitatoren har ansvar for rammen og processen, men deltager ikke aktivt i indholdet. Rollen er at holde struktur, tid og spilleregler – ikke at kommentere, forklare eller vurdere input.

Hvornår værktøjet anvendes
Drejebogen bruges typisk i forandringssituationer, ved tegn på usikkerhed, modstand, manglende fælles forståelse eller når ledelsen har behov for et bedre beslutningsgrundlag. Værktøjet anvendes før prioritering og handling.

Mødets samlede struktur
Lyttemødet er designet til at vare ca. 45–50 minutter og er opdelt i fire faste faser, som altid gennemføres i rækkefølge.

Fase 1: Rammesætning (ca. 5 min)
Facilitatoren indleder mødet ved tydeligt at sætte rammen. Det indebærer:

at forklare formålet med mødet (at lytte for at forstå)
at præcisere, hvad mødet ikke bruges til (ingen beslutninger eller løsninger)
at skabe tryghed ved at forklare, hvordan input vil blive brugt efterfølgende
at introducere spillereglerne for lytning

Rammesætningen er afgørende for, at deltagerne ikke forventer handling i rummet.

Fase 2: Samtalerunde (ca. 20–30 min)
Denne fase udgør hoveddelen af mødet. Deltagerne deler deres oplevelser og perspektiver, typisk med udgangspunkt i udvalgte spørgsmål fra værktøjet Spørgsmål til lyttemødet.
Kendetegn ved samtalerunden:

Alle får taletid
Ingen afbrydelser
Facilitatoren stiller spørgsmål og holder tiden
Facilitatoren lytter uden at forklare, forsvare eller diskutere

Formålet er at få så mange perspektiver frem som muligt, ikke at opnå enighed.

Fase 3: Fælles opsamling på mønstre (ca. 10 min)
I denne fase flyttes fokus fra individuelle udsagn til fælles mønstre. Facilitatoren inviterer deltagerne til at pege på:

gentagelser
fælles temaer
overraskelser

Opsamlingen handler om, hvad der går igen – ikke om at vurdere rigtighed eller finde løsninger.

Fase 4: Afrunding og næste skridt (ca. 5 min)
Mødet afsluttes med en tydelig afrunding, hvor facilitatoren:

opsummerer, hvad mødet har givet af indsigt
forklarer, hvad der sker med input efterfølgende
tydeliggør, hvornår og hvordan der meldes tilbage

Afrundingen er vigtig for at skabe troværdighed og klare forventninger.

Spilleregler for lytning (indgår eksplicit i værktøjet)
Drejebogen indeholder faste spilleregler, som gælder for hele mødet:

Alle får taletid
Ingen afbrydelser
Spørgsmål er åbne og nysgerrige
Fokus er på oplevelser, ikke løsninger

Disse spilleregler skal gøres tydelige i starten og håndhæves af facilitatoren.

Lederens ansvar før, under og efter mødet
Værktøjet tydeliggør lederens ansvar i tre faser:

Før mødet: afklare formål, vælge deltagere og forberede rammesætning
Under mødet: holde rammen, beskytte samtalen og lytte aktivt
Efter mødet: samle input, træffe ledelsesvalg og melde tilbage

Forventet output
Output fra lyttemødet er ikke beslutninger, men:

fælles forståelse
identificerede mønstre
kvalificeret input til efterfølgende opfølgning

Dette output bruges direkte i Skabelon til notat og opfølgning.

Afgrænsninger
Drejebogen bør ikke anvendes:

hvis beslutninger allerede er truffet
hvis der forventes problemløsning i mødet
hvis input ikke reelt vil blive brugt efterfølgende

Manglende opfølgning underminerer værktøjets effekt.

Relation til øvrige værktøjer
Drejebogen er det procesmæssige omdrejningspunkt i lyttepakken. Den:

bruger Spørgsmål til lyttemødet i samtalerunden
skaber input til Skabelon til notat og opfølgning
kan efterfølges af Refleksionsskabelon – egen lytteadfærd